Martin Novák & tým

obchodní ředitel, DATASYS

Naprostou většinu meetingů a schůzek se snažíme virtualizovat. Jsme spojení na dálku. Máme necelou stovku zaměstnanců, kteří jsou rozesetí po celém Česku, někteří i na Slovensku, byla by strašná ztráta času, kdybychom je nutili jezdit za každou cenu do kanceláří. Takže pokud je to možné, týmové a firemní porady realizujeme formou videokonferencí, ke kterým se mohou naši lidí připojit odkudkoliv – z Českého Švýcarska, z Krkonoš, z cest po zahraničí.

Já sám občas “úřaduji” z chalupy na Šumavě, kde třeba vyřizuji administrativní část mojí práce. Ta skladba je pestrá, máme zaměstnance zhruba z 30 různých měst a díky tomu, že se umíme propojit virtuálně, jsme mnohem flexibilnější a efektivnější.

Rozhodli jsme se změnit myšlení a zastaralou představu, že lidi pracují jen, když sedí za stolem v kanceláři. Kromě přístupu k lidem jsme změnili i fungování procesů uvnitř firmy – měli jsme vlastní web, vlastní intranet plný vlastních přizpůsobených modulů. Vznikaly tabulky, ve kterých jsme se začali ztrácet, e-mailové konverzace bobtnaly do nepřehledných rozměrů. Řekli jsme si, že musíme ty věci zjednodušit, osekat až na dřeň a co nejvíc se otevřít i směrem k zákazníkům.

Umožnil nám to vývoj technologií a přizpůsobili jsme i způsob komunikace. Pořídili jsme si spolehlivé řešení pro videokonference, přes něj se spojují naše týmy, jsme schopni propojit se i s klienty a prezentovat jim všechno, co potřebujeme, velmi komfortně s nimi hovořit na dálku, což i jim šetří spoustu času.

Zkoušeli jsme několik řešení pro denní komunikaci a sdílení dokumentů, máme klasickou instalaci Microsoft Office 365, využíváme SharePoint, na kterém máme centrální úložiště dokumentů. V interní komunikaci se snažíme eliminovat e-mail.

Do budoucna chceme automatizovat některé další procesy a firemní workflow. Je to cesta, kterou chceme jít. Zároveň je tenhle přerod firmy sám o sobě referencí směrem ke klientům, kteří řeší podobné problémy a hledají digitální cestu. Můžeme být příkladem a díky tomu, čím jsme si prošli, rozhodně víme, o čem mluvíme.

I takhle občas pracuje Martin Novák.

DATASYS spoléhá na spolupráci na dálku, ale na druhou stranu nechceme rušit naše pobočky, které kromě Prahy máme i v Děčíně, v Hradci Králové, v Plzni, nově i v Písku a plánujeme otevřít ještě jednu v Ostravě. Nenutíme lidi, aby tam seděli, ale je to pro ně takový pevný bod. Někdy je dobré se sejít osobně na brainstroming, jednou dvakrát týdně být v přímém kontaktu s kolegy. Sám se do kanceláře občas těším. Zároveň tam máme zázemí s kvalitní technologií pro videohovory a můžeme se tam setkávat s klienty, což je rozhodně lepší, než je zvát do hubů či kaváren.

Lidé z vedení firmy se snaží jednou za pár měsíců pobočky objíždět. Při osobním kontaktu můžete řešit zdánlivé drobnosti typu rozbitý kávovar. Jsou to záležitosti, které nejsou tak zásadní, abyste je vytahovali při telekonferenci, ale pro zaměstnance jsou důležité. A zaměstnanci jsou důležití pro nás.

Na denní bázi to ale necháváme hlavně na teamleadrech a projektových manažerech. Režim přizpůsobujeme jednotlivým projektům a vedoucí týmů si sami určí, jak často potřebují své lidi vidět, jakou jim dají volnost.

Chceme, aby obchodníci byli co nejvíc u klientů, kreativci nebo technici a vývojáři mají víc prostoru pracovat z domova. Jsou týmy, které dělají každé ráno 10minutový stand-up na dálku, aby si shrnuly práci, další potřebují dvakrát týdně osobní setkání, ale máme i lidi, které vidíme jednou za několik měsíců.

Je to vždy o důvěře. Nám je v podstatě jedno, jestli budou lidi pracovat ráno, odpoledne, nebo večer a mezi tím odvedou děti do školky a nakoupí. Podstatné jsou výsledky a pokud ten člověk plní úkoly a termíny, není třeba mu zasahovat do režimu. Na tom ten systém stojí.

Díky takovému přístupu a flexibilitě se stáváme atraktivním zaměstnavatelem. Hlavně mladé lidi určitá volnost hodně zajímá a po penězích je to druhá otázka, na kterou se při pohovoru ptají. Chceme, aby během zkušební doby byli v kanceláři, aby se zaučili a taky abychom viděli, jestli jsou pro náš režim vhodní, jestli jsou spolehliví. Pak jim umožníme určitou svobodu a necháme na nich, odkud budou pracovat, ale neříkáme, že dostanou naprostou volnost. Když budeme potřebovat, musí se připravit i na cestu do kanceláře.