Libor Stodola & tým

HR Director, AXA ČR

Určitá míra flexibility v práci je dnes nutnost. Lidé, kteří se ucházejí o zaměstnání, už ani neočekávají, že budou mít možnost volby, ale flexibilitu berou jako samozřejmost. Z toho jsme vyšli, když jsme se rozhodli upravit naše kancelářské prostory. Podrobně jsme zkoumali očekávání trhu a směr, kterým se nová forma práce posouvá a vyvíjí. Tak vznikl náš projekt WoW (New Ways of Working). Když to zjednoduším, tak jeho mottem je práce odkudkoliv.

Pojišťovnictví je poměrně rozmanitý byznys a téměř nenajdete člověka, který by u nás dělal stále stejnou práci – musí pokrýt penzijní fondy, životní i neživotní pojištění a další. Díky rozmanitému základu je struktura celé firmy nastavena hodně horizontálně. A to nejen v IT oboru, kde je agilní přístup k projektům už nutností.

Chtěli bychom také agilní přístup přenést i do dalších projektů. Vybrali jsme pět týmů a konkrétní projekty, na kterých trénujeme Agile a Scrum metodiku. Letos chceme přibrat další týmy a postupně přizpůsobit i celý systém plánování a rozdělování budgetů. Podstatou pro fungování takového systému je flexibilita. Vedeme lidi k tomu, že práce není jen o jednom stolu. Troufnu si tvrdit, že u 70 až 80 % pozic, které máme, vůbec není nutné sedět v kanceláři.

V Česku a na Slovensku máme dohromady 510 lidí, přes 60 % z nich alespoň jednou za rok využije Home Office. Vloni vycházelo v průměru 22 dnů Home Office na jednoho zaměstnance, což je v celkovém fondu zhruba 7 %. To není moc. Ambicí projektu WoW je, abychom se pohybovali kolem 12 až 15 %. Máme týmy, které možnost práce odkudkoliv využívají velmi často, ale zároveň jsou týmy, které jsou úplně na začátku. Někdy narážíme i na obavu manažerů převzít zodpovědnost a dát lidem větší svobodu a s ní spojenou důvěru. Trend je ale jasný a musíme firmu přizpůsobit, což nezvládneme tím, že budeme lpět na starých zvycích a budeme se bát vyzkoušet nové věci. Proto se snažíme najít správnou cestu, nepodcenit přípravu a dát našim lidem dostatečný čas.

Režim práce odkudkoliv samozřejmě stojí na technologii. V rámci projektu WoW jsme museli nejdříve propojit naše lidi s firmou i zaměstnance navzájem a naučit je věci, které budou k spolupráci na dálku potřebovat. Často sice očekávají flexibilitu v práci, ale při náboru jsou překvapeni, že budou muset používat cloudová řešení nebo sdílet dokumenty.

Samotná firma je technologicky připravena. Alfou a omegou je pro nás Microsoft Office 365, pro sdílení dokumentů a projektových prací používáme OneNote, pro organizaci a zápisy z porad Meeting Minutes, hodně využíváme Teamio a máme samozřejmě další interní aplikace potřebné pro naše procesy.

Systém je nastavený tak, že v práci vytáhnu síťový kabel a notebook se mi sám bez dalšího nastavování přepne na vzdálené připojení. I z kteréhokoliv mobilního zařízení se přes rozhraní dostanu do systému. Takže všechno, co dokážu vytvořit z kanceláře, dokážu vytvořit odkudkoliv, kde se připojím k internetu. A to je pro naše lidi, kteří jsou často a hodně na cestách, velké usnadnění práce.

AXA mě přivedla i k využívání videocallů. Když jsem před třemi lety nastupoval, tak jsem poprvé v životě absolvoval pohovor přes Skype. Dnes už u některých pozic děláme první rozhovory v přijímacím řízení výhradně přes Skype. Ve firmě máme otevřený Skype for Business, komunikujeme na Yammeru. Z velké části už jsme si zvykli technologie využívat.

Bez těchto provázaných součástí by byl projekt WoW jen rekonstrukcí kanceláří. My ale cítíme, že je důležité, aby vše na sebe navazovalo.

Samotnou proměnu kanceláří jsme odstartovali pilotním projektem Space 4. Vznikl nový prostor, ve kterém byla hravá část s televizí, herní konzolí a stolním fotbalem, flexibilní a kreativní místnost pro workshopy a také velká zasedačka pro meeting na principu kulatého stolu. První ohlas byl skvělý, ale pak se ukázalo, že nový prostor přestávají lidé využívat. Museli cestou ze svých kanceláří přejít chodbu a vyjít schody, což nakonec vytvořilo jakousi bariéru. A nebyli jsme připraveni.

Z toho jsme se poučili a v současném projektu chceme nový typ prostoru zakomponovat přímo do stávajícího pracovního prostředí. Začali jsme v prosinci a do léta chceme mít hotová všechna tři patra v pražské centrále v Lazarské ulici.

Současné prostory jsou koncipovány čistě jako kancelářské s minimálním – nebo spíš vůbec žádným – zázemím pro sociální interakci. To chceme změnit. Součástí každého patra bude kromě větších kanceláří také prostor, kde bude možné sednout si na kávu a řešit pracovní i soukromá témata. Chceme flexibilní a sdílený prostor, kde bude možné vytvořit neformální prostředí a setkat se větší skupinou lidí. Prostory by měly podporovat interakci. Naše firma je postavena na vztazích a o to rozhodně nechceme přijít.