Petr Ludwig

konzultant a publicista

Napsal knihu o prokrastinaci, ze které se stal bestseller v několika zemích. O prokrastinaci přednáší a zároveň vede firmu GrowJOB Institute, která sídlí napůl v Brně a napůl v Praze. Radí firmám, jak se změnit, aby se v nich lidem lépe pracovalo. A jednotlivcům zase pomáhá vyvážit práci s osobním životem, být efektivnější, produktivnější a spokojenější.

Kde je hranice mezi prokrastinací a odpočinkem?
Když člověk odpočívá, tak se mu energie doplňuje, ale když prokrastinuje, tak se mu energie ještě víc vyčerpává. Hlavně kvůli výčitkám. Jako jeden z nejdůležitějších nástrojů boje s prokrastinací doporučujeme umět odpočívat.

Styl práce a spolupráce se mění, zaměstnanci mají více svobody, úkoly můžou často plnit odkudkoliv. Prokrastinují méně nebo více?
Svoboda v práci má na prokrastinaci velký vliv. Když si člověk může sám organizovat své úkoly, může si vybírat, na který e-mail odpoví první a který odloží na později. Tam kde je svoboda, tam je i svoboda odkládat úkoly.

Které profese jsou náchylnější?
Náchylnější jsou lidé vysoce inteligentní a kreativní zároveň. Lidé, kteří pracují na volné noze, grafici, novináři, marketéři… Mají nejvíc volnosti, a proto jsou největší prokrastinátoři. Díky své kreativitě si dokážou hledat propracovanější výmluvy. A to i sami před sebou.

A nedá se prokrastinace brát jako součást tvůrčího procesu? Takové utřídění myšlenek…
Je o tom hezká studie od Adama Granta, který zjistil, že není ideální dělat práci hned. Je v pořádku se chvíli nad úkolem nebo projektem zamyslet, ale musí to mít nějakou míru. Je důležité, aby si člověk práci zorganizoval tak, aby byl v klidu a v pohodě. Aby úkoly dokončoval, ale ne na poslední chvíli, ne pod tlakem. Prokrastinátoři to neumí, odkládají a odkládají, a pak jsou pod tlakem. Ti velcí potom mají kvůli stresu třeba i narušený spánek. Ve výsledku to může vést i k syndromu vyhoření a dalším problémům.

Jaká jsou další rizika?
Prokrastinace může přerůst do takzvané abulie – vyčerpání vůle. Člověk odloží pět úkolů, pak 20, 50. Těch povinností je nakonec tolik, že ztratí vůli a nakonec není schopen ani vstát. Podobně jako kdyby si hovnivál nabaloval pořád větší a větší kuličku. Nakonec by ho zamáčkla. Další rizika jsou různé úzkosti a výčitky, které se můžou rozvinout až do deprese.

Jak by se měl člověk, který má flexibilní práci, hlídat?
Měli by si rozvrhnout den podle priorit, aby na prvním místě dělali ideálně to nejpodstatnější. Většina lidí odkládá právě ten začátek – před tím radši koukají na e-maily, na zprávy. I když člověk pracuje na volné noze, doporučujeme pevný režim. Aby si stanovil přesný čas a v ten opravdu k práci sedl a třeba se odstřihl od internetu. Já používám aplikaci Cold Turkey (studený krocan), která mě podle nastaveného omezení odstřihne od Facebooku a vybraných webů – v daný čas vím, že stejně nemůžu na internet, tak to ani nezkouším a pracuju.
Hodně pomáhá si velké úkoly rozdělit na menší. Když má člověk k nějakému úkolu averzi, většinou je to proto, že je to úkol moc velký a těžký. Jsou to kognitivní triky, kterými člověk oblafne vlastní mozek, aby neměl averzi a pak prokrastinuje i pětkrát nebo desetkrát méně.

Kolik času ideálně věnovat odpočinku?
Studie opakovaně potvrzují, že není důležitá kvantita, ale jakási průběžnost, pravidelnost. Lidé často pracují i 12 hodin, ale vlastně toho moc neudělají, protože jsou vyčerpaní. Kvůli nižší hladině kognitivní energie jejich práce stejně není tak kvalitní. Já lidem radím: hodinu pracujte, pak si dejte sklenici čerstvého džusu, hodinu pracujte, jděte na 5 minut na procházku, hodinu pracujte… Nedělejte multitasking, ale řešte úkoly postupně. Tyhle poměrně jednoduché triky dokážou produktivitu znásobit – člověk třeba udělá dvakrát třikrát víc, aniž by byl večer unavenější. Naopak když se úplně unaví, tak už nemá energii ani na to, aby se dokopal k nějaké činnosti, při které relaxuje nebo dobíjí energii.

Čím dobíjíte baterky vy?
Já si paradoxně nejvíce odpočinu uklízením. Když srovnávám nádobí v myčce, je to pro mě taková malá meditace. Ale každý to máme jinak, člověk, který pracuje hlavou, si často odpočine manuální prací, ten, kdo pracuje manuálně, zase například u knížky. Každý máme něco, co nás baví – koníček, sport… Je dobré to spojit a odpočinek si udělat zábavný, aby se na něj člověk těšil. Není potřeba se nutit do meditace, když vás nebaví, stejný účel splní jakákoliv činnost, kterou má člověk rád – třeba si 10 minut hrát s legem nebo skládat nádobí do myčky.

Když je práce zároveň koníčkem, je těžší najít hranici?
Ve své práci to mám přesně tak – nejde moc rozlišit, co je práce a co už zábava. Když mám přečíst novou knížku a udělat z ní nějakou přednášku, tak mě to baví a dělám to často o víkendu nebo po večerech. Ale v tu chvíli mě to neunavuje. To je rozhodující, pak to není tolik práce ale víc odpočinek.
Je ale druhý extrém, když lidem práce začne zasahovat do osobního života. Večer řeší e-maily, i když je to nebaví, nemají kvůli tomu čas na děti a partnery. Jsou sice doma, ale zůstávají odpojení, rodiny nežijí spolu, ale vedle sebe, nemají interakci

Díky technologiím se skoro každý dostane k práci  24 hodin denně…
To je velké lákadlo. Lidé často neustále kontrolují maily v mobilu a mají reálnou úzkost, jakmile mají dvě zprávy nepřečtené a nevyřešené. Potřebují mít mailbox pořád prázdný a když něco přijde, okamžitě to musejí řešit. To je hrozně nezdravé. Workoholici jsou prokrastinátoři odpočinku – neodkládají práci, ale často odkládají čas jít spát, odkládají dovolenou, odkládají pauzy. Každý by měl vnímat své pocity – ty negativní jako je stres, výčitky, pocit selhání, jsou signálem, že je něco špatně. Ve chvíli, kdy člověk má výčitku, že není s rodinou, měl by si zkusit život předesignovat a víc plánovat i ten osobní život. Mnohdy pomohou maličkosti – například maily řešit jen do pěti odpoledne.

Řada firem přechází k vertikální struktuře – na projektech pracují samostatné týmy, často propojené na dálku. Co je důležité, aby takový styl práce fungoval?
Nejdůležitější je mít dobrý systém na správu úkolů. Aplikaci na sdílení dokumentů a komunikaci. Tak, aby všichni měli přehled o tom, co kdo dělá. A podstatná je role týmového leadera. Leadership je dnes jiný než dřív.

V čem se role leadera mění?
Dříve stál leadership na direktivě a kontrole. Šéf všemu rozuměl nejlépe a jen rozdával úkoly pod sebe. Dnes chceme od lidí, aby nad úkolem sami kreativně uvažovali, často projektu rozumějí lépe než šéf. Jeho role se hodně proměnila, ale rozhodně neztrácí na důležitosti. Manažer by měl umět pracovat s lidmi, motivovat je, dávat jim správně zpětnou vazbu, být empatický, pomáhat jim i s nepracovními věcmi. Moderní leader je tak trošku terapeut, kouč a mentor – neformální autorita, ne dráb s bičem, který nutí lidi, aby někde seděli a něco odevzdávali.

Jak by měl leader koučovat tým, který je virtuální?
Lidé jsou různí a úkolem leadera je ty rozdíly vnímat. U týmů, které spolupracují na dálku, je to těžší, ale o to důležitější. Někdo má rád velké úkoly, jiný potřebuje postupovat po menších krocích, někdo je samostatný a potřebuje úplnou svobodu, další zase musí mít direktivní řízení, větší kontrolu a detailní plán. Leader by to měl dávat dohromady, jinak tým nebude mít výsledky.

Jaká jsou rizika spolupráce na dálku?
Myslím si, že spolupráce by neměla fungovat pouze virtuálně. To je z pohledu produktivity strašně nebezpečné – doma je spousta lákadel, člověk si může lehnout na postel, pustit si televizi… A sociální kontakt je pro týmovou práci rozhodující. Když už lidé spolupracují na dálku, měli by mít i možnost se někde potkávat a řešit pracovní věci osobně. Videokonference sice dnes přenášejí skvělý zvuk a obraz, ale lidský kontakt a interakci zprostředkovat neumějí. Když radíme firmám, jak správně designovat pracovní prostředí, tak místo úplného home office často doporučujeme takový cofee office. Prostor na neformální setkávání je vlastně to hlavní, co by moderní pracoviště mělo dávat – klidně ať lidé pracují z domova nebo z kaváren, ale ať mají poblíž i místo, kde se mohou potkávat, kde mohou sdílet nápady. Lidi kolem sebe potřebujeme a může to výrazně zvýšit produktivitu.